Hintergrund
documentus Bayern ist Spezialist für Datensicherheit – von der Entstehung bis zur Vernichtung, auf höchstem Niveau. Garantiert wird das u.a. durch den Einsatz von GPS-Daten, Videoüberwachung und dem Scannen von Behältern. Die lückenlose Beweispflicht erfordert ein hohes Maß an Dokumentationsqualität und zahlreiche Zertifizierungen, die für die Kund:innen jederzeit zugänglich sein müssen.
Herausforderung
Daten in Papierform werden bei den Kund:innen in verschlossenen Behältern gesammelt und anschließend von documentus entsprechend diverser Normen und Rahmenbedingungen entsorgt. Hierfür müssen die Kund:innen einen entsprechenden Auftrag im Kundenportal erstellen.
Um das Erstellen eines Auftrags einfach und direkt zu ermöglichen, sollten individuelle Barcodes auf den Behältern genutzt werden. Über die Informationen des Barcodes sollen Kund:innen ortsunabhängig Behälter abholen bzw. ersetzen lassen können.
Lösung
Mithilfe einer mobilen Applikation für iOS- und Android-Geräte, die auf dem existierenden Kundenportal aufsetzt, können die Barcodes auf den Behältern gescannt werden. Dabei werden Informationen wie Kunden-Account, Einsatzstelle und gebuchte Leistungen abgefragt. Kund:innen können so einfach und direkt passende Aufträge zur Abholung bzw. zum Ersatz befüllter Behälter erstellen. Zudem werden weitere Funktionen wie das Melden von Schadensfällen oder Support-Anfragen in der App ermöglicht.
Mehrwerte
Aufbauend auf dem existierenden Kundenportal wurde mit der Anwendung “docu go” eine Companion-App umgesetzt. Das Kundenportal beinhaltet bspw. Nutzer- und Einsatzstellenverwaltung, die Mobile App sorgt daneben für das reibungslose und ortsunabhängige Erstellen von Aufträgen. So kann das Erstellen von Aufträgen für Kund:innen weiter vereinfacht werden, während gleichzeitig die internen Prozesse schlank und effizient bleiben.
